Opracowanie materiałów archiwalnych polega na ich uporządkowaniu i  opisaniu wg określonych kryteriów. Wszystkie zarchiwizowane dokumenty, wytworzone i zgromadzone w jednym urzędzie, instytucji czy przedsiębiorstwie stanowią tzw. zespół archiwalny. W obrębie zespołu systematyzuje się dokumentację na podstawie układu kancelaryjnego lub rzeczowo-chronologicznego. Dla uporządkowanych materiałów archiwalnych sporządza się pomoce archiwalne (inwentarze, indeksy, sumariusze), w których zamieszcza się opisy poszczególnych jednostek archiwalnych. Wiele z tych pomocy ma postać komputerowych baz danych,  dostępnych w Internecie na portalu szukajwarchiwach.pl.